Продолжаем говорить о личном архиве. Как он будет устроен? Рекомендую устроить его по образцу государственных архивов. В них могут храниться миллионы дел (единиц хранения) и ничто не теряется, к любому делу есть быстрый доступ.
Как это достигается? У каждого документа есть свой адрес, по которому его легко на полках найти. Весь архив делится на крупные разделы под названием «фонды». Чаще всего документы, входящие в фонд, объединены какой-либо темой, или принадлежат одному человеку. Для удобства фонд делят на «описи». Если фонд небольшой, в нем может быть всего одна опись, а может и несколько. В личном архиве описи можно выделять также по смыслу, по тематике и т. д. А каждая опись состоит из отдельных дел. Дела могут быть разного объёма: от одного листа до нескольких сотен.
В состав дел могут входить только бумажные документы. В госархивах другие не допускаются (например, пластик, ламинированный документ и пр.), но, думаю, что для личного архива иногда можно сделать и послабление.
В идеале хранить бумажные документы нужно в папках формата А4 из бескислотного картона. Но поскольку стоят они не дёшево, и найти их не всегда просто, рекомендую нам использовать обычные канцелярские папки с загибающимися краями и тесёмками. Стоит такая папка 30 р., и очень удобна.
В госархивах документы в папке прошивают, но мы можем держать их и россыпью, без прошивки, но в строго определенном порядке. Такая прошивка в госархивах довольно часто мешает прочтению части текста, знаю по собственному опыту.
Нумеруют листы в деле не так, как страницы в книге. Если в книге на лицевой стороне стоит 1, а на оборотной — 2, то листы архивного дела нумеруются так: на лицевой (сверху справа) карандашом пишем 1, а на оборотной -1 об, то есть «оборот листа 1», потом 2, 2 об. и т. д.
Когда вы будете писать свою родословную книгу, и вам нужно будет указать адрес проживания какой-нибудь Н. Н. Ивановой, то ссылка на документ может выглядеть так:
Поздравительная открытка от Ивановой Н. Н. от 04.11.1980 // ЛА ИПС. Ф. 7. Оп. 4. Д. 2. Л. 8 об.
Это значит, что 4 ноября 1980 г. Н. Н. Иванова прислала кому-то из ваших родственников в семью поздравительную открытку с Днём Октябрьской революции, отправила её из своего города заранее (дата 4 ноября — по почтовому штемпелю) и указала свой почтовый адрес.
Эта открытка 44 года провалялась у вас в шкафу / ящике стола / в книге / была приклеена на стену, а теперь вы её «прибрали к месту», и она хранится в Личном архиве Иванова Петра Семёновича, в фонде 7 «Открытки», в описи 4 «Открытки от родственников», в папке с названием «Дело 2. Открытки от Ивановой Н. Н. Причём, все открытки расположены в хронологическом порядке, и это восьмая по счёту открытка от неё. Это простая советская открытка за 3 копейки, формата почтовой карточки. Мы посчитали её сторону с картинкой как лист 8, а оборот (с текстом) как 8 об. (На самом деле удобнее их складывать текстом кверху, а на обороте пусть будет картинка).
Теперь эта открытка, ещё недавно просто валявшаяся без дела, и чуть было не пропавшая по нашей халатности, является у нас архивным документом личного архива, и приносит пользу. Благодаря ей мы узнали адрес проживания нашей родственницы в 1980 году, и все наши потомки могут воспользоваться этим документом.
Это были всё ещё вводные слова к формированию личного архива, но они дали нам очень важную методологическую основу для его организации.
Вадим Грачев
ПУБЛИКАЦИИ ПО ТЕМЕ:
Генеалогия. Часть 1. История рода
Генеалогия. Часть 2. Источники
Генеалогия. Часть 3. Родословная. Работа с письменными источниками
Читайте также:
Просмотров - 353